トヨタの社員の習慣
世界のトヨタともいわれ、日本だけでなく世界中で認められる会社です。
そのトップにいる社長は毎日多くの決済を行わなければいけません。
しかしそれだけに時間を費やすことは難しく、ほかの業務も遂行するためには一つ定義書を５秒で決済するという癖をつけています。
そのためその５秒で議案の内容を見えるものにしなくてはいけません。
そこでトヨタの社員が必然的におこなっていることが、すべて一枚の紙でまとめるということです。
業務上の書類に関してはすべてＡ３もしくはＡ４の紙一枚にまとめるということです。
人は頭の中でいろんなことを考えていてもなかなかまとめ上げることができず、前に進めません。
その時に紙にとりあえず書いてみることで自分の頭を整理することができます。
ただ一枚の紙に好きなように書いていっても、あとから見返した時に書いた本人以外は何を伝えたいのかわからない状態になってしまいます。
そこで一定のルールのもと一枚の紙に書いていくことで、だれが見てもわかりやすい資料が出来上がります。
一枚の紙にまとめる
まず一枚の紙に書くときには横書きに使用します。
そして一番のテーマを左の上に書きます。
そのほかの余白には線を引いてセルを作っていきます。
そのセルの中にテーマについて思いついたことを書き記していきます。
この時に自分の頭の中で考えていることを、ほかの人に「見える化」することができるように作成ることが需要です。
口で説明ができなくても、この紙一枚を見れば自分の言いたいこと、短くそしてわかりやすくまとめることができます。
会議の資料として使用するときには、セルを一つ開けておくのがおすすめです。
一つだけ空いている空間を人は埋めようという心理が働きます。
そこに自分が思ったこと書いたりすることで意見をしやすくなります。
最終的に話し合って決まった内容を空欄に書けば、報告書も簡単に作成することができます。
まとめるときのポイント
トヨタの社員が共通して行っていることとして、テーマについて５つのことを話し合うことを意識しています。
それは、目的、現状、課題、対策、スケジュールです。
テーマごとにこの５つのことを話し合っていくことで、自然といつ何をしなくてはいけないのかという行動にまで落とすことができ、すぐに実践に結び付けることができます。
このように考えることを型にはめていくことで余計なことを考えることなく、議論を進めることができます。
万が一脱線してもまたすぐに戻りやすいというメリットもあります。
