貸し会議室とは？
貸し会議室は時間単位で、個室をレンタルできるサービスです。クライアントとの打ち合わせやミーティング、大規模な採用面接会場として活用している企業が増えています。例えば、社内の会議室が少なく会議室を利用するスケジュールが組めないケースや外部の講師を招いた大規模なセミナーなど、会社の設備が足りない時に活用されているようです。ビジネス以外の用途では、調理可能なキッチンのある空間やダンスレッスンに必要な鏡ばりの空間など、レンタルスペースとして貸し出している個室もあります。レンタルスペースの場合、用途に合わせた設備は整っていますが、ビジネス目的の設備やサービスの充実は少ない傾向です。
貸し会議室を借りるメリット
貸し会議室を使うメリットは、気軽に会議室が借りられる以外にもあります。
オフィス街や駅チカでアクセス抜群
貸し会議室はターミナル駅やオフィス街などの周辺に位置しており、わかりやすく利便性の良い場所に多くあります。外部の方との打合せや来客があるイベントなど、開催エリアに詳しくない人達でも招きやすいのが大きなポイントです。目的に合わせて、集まりやすい場所を自由に選んで活用しましょう。
最新の設備が利用できる
貸し会議室で借りられる基本的な設備は、机や椅子、ホワイトボードなどです。施設によってネット環境やプロジェクターも常備されています。最近の貸し会議室では、遠隔でビデオ会議ができる最新の設備がレンタルできるところも。オンラインミーティングが可能なモニターやマイクがあり、テレビ会議や遠隔研修に便利です。出張費をカットできたり備品購入のコストを削減できたりとコスト削減に繋がります。
必要な時だけの利用で効率的な会議進行
自社の会議室だと時間の制限が厳しくないので、ダラダラした会議になりがちです。ですが、貸し会議室を利用する場合は、時間が限られているので会議を時間通りに終える必要があります。社外で行う会議は参加者にとって事前に自分の意見を持つ意識が必要です。そのため考える機会が増えて、発言の質が上がる可能性も。いつもの会議室とは違う空間でアイデアの生まれやすい環境が整えられるでしょう。効率的かつクリエイティブな会議を行いたい方におすすめです。
ミーティングや打ち合わせ以外の活用法も
5人～6人で行うミーティングや打ち合わせ以外にも、たくさんの活用法があります。例えば自社のセミナーや研修、集会など、多くの参加者が集まるイベントです。スクール形式やシアター形式など、テーブルや椅子のレイアウトも自由に配置できるので目的に沿ったイベントに活用できます。
選ぶ時の注意点
貸し会議室の需要は高まっています。よってたくさんの貸し会議室が増えている中、選び方は重要です。貸し会議室の建物の造りによっては、他の部屋の話し声や騒音が気になる部屋もあります。意見交換の内容や情報が外部に漏れてしまう可能性も。セキュリティ面で安心して使えるか、確認しましょう。また、使用人数の目安が記載されていても、充分なスペースが設けられていない部屋もあります。全員が着席したとき、壁との間に人が移動できる空間があるかも確認すべきポイントです。生産性のある会議を進行するためにも、選び方に気をつけて貸し会議室を活用しましょう。