周りのみんなは聞いている
仕事上のやり取りの中でどうしても避けて通れないのは電話対応です。
デスクで作業中に電話がかかってくることも多く、周りで作業をしている人たちに話の内容が聞かれているのではと周囲を気にしながら電話をしてしまう人も多いでしょう。
周りの人に聞かれていると電話を切った後に何か聞かれるのでは、注意されたりからかわれたりするのではという気持ちになる人もいます。
実際にビジネス電話をしているとき、周囲の人は自分が意識している以上によく耳を立ててきいれていることが多いです。
特に上司にとっては、電話対応を見ていると話している内容がある程度予測が立ち、何かのトラブルがあった場合早く対応しなくてはという思いもあります。
電話をする側にとっても、今すぐ何かしらの対応をしてもらいたいという思いから電話を掛ける人がほとんどです。
そのため相手側に好印象を与えるようなビジネス電話テクニックを知っておきましょう。
電話に対する姿勢
まずビジネス電話を受けるときは、電話に集中することが大事です。
相手に姿が見えないからと油断してしまうと、返事や声のトーンなどから相手に不信感を与えてしまいます。
目の前に電話の相手の人がいると思い、背筋を伸ばしてメモ書きがすぐにできるように準備して話を聞きましょう。
基本は３コール以内に電話に出ることが大事です。
相手側に待たせることは、不安や怒りなどを募らせる要因となります。
電話の声は会うときよりも声が低くなりやすいため、意識してワントーン高くして話をしましょう。
話すスピードは少し遅めで、はっきりとしゃべることを意識しましょう。
相手が話をしているときは相槌を打ち、しっかり話を聞いているという姿勢を表しましょう。
このように電話に入るときの態勢も周りの人は見ていることも多く、相手先も目の前にいなくても態度の違いは感じとられるので注意しましょう。
肯定と代案を行う
具体的に電話がかかってきた場合のビジネストークをしっかり身に着けることで、周りの人に聞かれていても自信をもって話をすることができます。
特に大事なことは相手側の対応に否定的な話をしないということです。
もし何かの商品の在庫を聞かれてその商品がなかった場合、ありませんとそのまま状況を伝えてしまいませんか。
この状態で対応が終わってしまうと、相手側は何も対応してもらえないという印象が残ってしまいます。
次に何かあっても、断られているから違うところに依頼しようという気持ちになります。
そこでまずは、申し訳ありません、今在庫を切らしています。
という事実をまず伝え、そのあとにこちら側ができる対応を伝えることが大事です。
明日こちらに商品が届く予定なので、いくつまでならご用意できます。
このようにいつどれだけの数を用意できるのかなどを明確にして答えるようにしましょう。
もし商品がない場合は、同じタイプのものもしくはそれ以上の商品をもので今すぐ用意できるものを代用品として提案しましょう。
その際には、なるべく、できれば、だと思いますなどあいまいな表現を避けて、日時と対応内容をしっかり明確にしておきましょう。
もしはっきりしたことが言えない場合は、いつまでにご連絡しますという内容をしっかり伝えましょう。
