ビジネスメールの処理はまとめて
今ネット社会が当たり前になり、今までに比べるとデスクワークが増えました。
データーは紙ではなくパソコンで整理することも多く、仕事の効率化が進んでします。
それと同時に増えてきているのが、ビジネスメールです。
今までは電話やファックス、郵送などでやり取りを行っていましたが、それらをメールで行うことが増えています。
データーも添付できすぐに相手側に送ることができるため、とても便利になっています。
ただし営業などをしていると多い時で一日何十通ものメールを受けることが多いです。
そのため常に変身をしているとどうしても時間がかかって仕事の効率が悪くなるという人もいるでしょう。
そこでビジネスメールの開封は時間を決めて行うことがベストです。
まず朝の３０分、お昼前の３０分、帰宅する前の３０分など時間決めてまとめて処理をして効率を高めましょう。
返信はすぐ
ビジネスメールは電話に比べると急ではありませんが、できる限り早く返信してほしいという意図があります。
そのため読んだ後にはすぐに返信をするという癖をつけましょう。
返信を後回しにしてしまうとどうしても気になってしまい、仕事に集中できなくなってしまいます。
そして返信は長々しいものではなく、相手の要望に対して用件のみを送るように意識しましょう。
そうすることで返信に悩むことなく、一分で返信することができます。
メールをじっくり読み、じっくり返答してしまうとメールの返信だけで一時間以上かかってしまいます。
読んだらその場で返信して処理するようにしましょう。
インラインを上手に活用
ビジネスメーの返信を効率よくする方法として最も活用されているのが、インラインを使用することです。
インラインとは引用のことをさし、相手のメール内容をそのまま使用して返信をすることです。
文章の最初にインラインで失礼しますと一言付け加えると相手側に失礼だとは思われません。
インラインを使用すると、相手側の質問に対して会話形式で返答できるため話がしやすいというメリットがあります。
さらに相手側もどの質問に対してどのような返答なのかが明確になるため、再確認などもやり取りも減ります。
インラインを使用する場合は必ず「＞」のインラインマークを消さずに文章を作るようにしましょう。
そうすることで読み手も自分の質問と相手の返答がわかりやすくなります。
