相手が知りたいことを優先
初めて何かをプレゼンするときに必ず必要になるのが、資料作りです。
はじめて作るときには何をどうやって作ったらいいのか迷ってしまう人も多いでしょう。
ただ漠然と伝えたいことを書き続けたとしても、相手に伝えたいことがぼやけてしまいます。
まず一番大事にしなくてはいけないことは、自分が伝えたいことを書くのではなく、相手が知りたいことを理解して作成するということです。
プレゼンなどでは特に伝えたいものに対して思いれが強い場合はどうしてもプレゼン側の意思を重視してしまうことがあります。
それが相手にとっても必要な情報であれば問題ありませんが、相手側がどの程度理解をしているのかによっても内容は異なります。
伝えたいものに対して、相手はどの程度の知識がありどの部分を重視して知りたいのかを明確にしてから資料作成をしなくてはいけません。
そうすることで、プレゼンの骨組みが作りやすくなります。
５Ｗ２Ｈを意識する
５Ｗ２Ｈとは文章をわかりやすくするために、「いつ、どこで、だれが、何を、どうした、なぜ、どのぐらい」を英語で表した際のアルファベットの頭文字をさします。
仕事上で報告やプレゼンを行うときに、この５Ｗ２Ｈを意識すると、簡潔に伝えたいことをまとめることができます。
特にプレゼンの場合は報告とは異なり、相手が必要とする情報をわかりやすく充実したものにしなくてはいけません。
充実にしたものにしようと思うと、どうしてもいろんな情報を詰め込んでしまい、伝えたいことがバラバラになってしまう可能性が高くなります。
まずは５Ｗ２Ｈに当てはめてプレゼンの内容の骨組みを作りましょう。
そしてその骨組みの中で不足している部分、相手が知りたいと思う情報はどこに当たるのか枝わかれのようにして記入しておきましょう。
そうすることで最終的にプレゼン資料を組み立てやすくなります。
どこをより重点とするのか
プレゼン資料を作るときに、相手が新規の人なのか長いお付き合いの人なのかによっても内容は大きく異なります。
自社の理解やプレゼン内容に関する相手側の知識など、相手側の立場になってより深く知りたいと思う部分を重視するようにしましょう。
例えば、商品についてある程度の知識がある人に対して一からの商品説明は必要ありません。
簡潔にまとめ、新着情報のみを添付するような形で十分です。
逆にまったく知識がない人に対して、基礎部分を省いて説明した場合や専門用語などを使用ないように気を付けましょう。
一番大事な基礎的な部分が理解できないままプレゼンが進んでしまうことになり、良さを理解してもらえなくなってしまいます。
そして資料作成をするときには必ず最初にプレゼンの概要を説明しましょう。
結論やある程度の流れが最初にわかることで、回りくどい説明ではなく簡潔で充実したプレゼンへと変わります。
